Trao đổi nghiệp vụ
15/03/2013 02:14:43 GMT
 

“CHƯƠNG TRÌNH VĂN PHÒNG XANH” – MỘT XU HƯỚNG MỚI

CỦA CÁC VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI TẠI VIỆT NAM

Ths.Nguyễn Mạnh Cường

Q. trưởng khoa Quản trị văn phòng

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Giới thiệu “Chương trình Văn phòng xanh”

    Ngày nay có nhiều thuật ngữ được sử dụng để nói về văn phòng hiện đại như: “E- office” (Văn phòng điện tử), “Văn phòng chia sẻ”, “Văn phòng ảo”, “Văn phòng mở”, “Văn phòng không bút” vv. Mỗi thuật ngữ đều phản ánh các phương pháp, phương tiện, mục đích khác nhau để nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Gần đây, xuất hiện thêm một thuật ngữ “Chương trình Văn phòng xanh” do tổ chức WWF phát động.

    Quỹ quốc tế Bảo vệ thiên nhiên (World Wildlife Fund) viết tắt là WWF. Được thành lập ngày 11/9/1961 tại Thụy Sĩ, có chi nhánh tại 59 quốc gia trên thế giới. WWF đã mở rộng phạm vi hoạt động để trở thành một tổ chức bảo vệ thiên nhiên đại chúng. Mục đích hoạt động của tổ chức nhằm làm giảm bớt sự tàn phá, hủy hoại thiên nhiên do con người gây ra trên toàn cầu, xây dựng một môi trường, trong đó, con người bảo vệ, chăm sóc và sống hòa đồng cùng thiên nhiên. WWF đã tài trợ cho khoảng 12.000 dự án trên 153 quốc gia để chuyển một triệu rưỡi kilomet vuông diện tích thành vườn quốc gia. Trên thế giới hiện có khoảng 4000 nhân viên của trên 100 quốc gia đang hoạt động trong khoảng 300 khu vực địa lý được bảo vệ. Năm 2006, hơn 5 triệu người trên thế giới đã ủng hộ tài chính, với số tiền quyên góp được lên tới trên 374 triệu Euro, sử dụng cho các mục đích bảo vệ thiên nhiên. Nhờ đó, năm 2006 đã triển khai 2000 dự án bảo vệ thiên nhiên và môi trường.

    Tại Việt Nam, WWF có trụ sở tại Hà Nội đã có nhiều hoạt động thiết thực vì môi trường như: Chiến dịch vận động “Giờ trái đất” vào tối thứ bảy của tháng ba hàng năm. Với chiến dịch này, năm 2009 Việt Nam đã tiết kiệm được 140.000 KWh, năm 2010 tiết kiệm được 500.000 KWh, năm 2011 tiết kiệm được 400.000 KWh, năm 2012 là 546.000 KWh.

    Tổ chức WWF đã và đang phát động “Chương trình Văn phòng xanh” tại nhiều cơ quan, tổ chức ở Việt Nam.

    Chương trình này được WWF tại Phần Lan khởi xướng từ năm 1997 nhằm giúp giảm tiêu thụ các nguồn tài nguyên thiên nhiên, từ năng lượng tới nguồn nước, và sau đó là giảm chi phí cho văn phòng cũng như các tác động tới môi trường xung quanh. Mô hình này rất phù hợp cho những văn phòng bao gồm cả khu vực tư nhân và công. Năm 2007, Đại sứ quán Phần Lan là “Văn phòng xanh” đầu tiên tại Việt Nam do WWF cấp chứng nhận.

2. Lợi ích khi thực hiện “Chương trình Văn phòng xanh”

    Văn phòng xanh không phải là được sơn màu xanh hay có nhiều cây xanh mà đó là một chương trình do các cơ quan xây dựng và cam kết thực hiện để giảm thiểu những tác động tới môi trường.

    Chương trình Văn phòng xanh là một hệ thống quản lí môi trường tại các văn phòng nhằm cải tiến cách thức vận hành và quản lý văn phòng để giảm những tác động tiêu cực lên môi trường bằng việc tiết kiệm tiêu hao năng lượng, giảm những chi phí do lãng phí để góp phần nâng cao ý thức bảo vệ môi trường, đem lại lợi ích cho toàn cầu trong việc tiết kiệm tài nguyên thiên nhiên, giảm hiệu ứng nhà kính.

    “Chương trình Văn phòng xanh” nếu được triển khai sẽ giúp cho các cơ quan, tổ chức những lợi ích trước mắt và lâu dài:

    - Một là, góp phần làm giảm tối đa những tác động tiêu cực đối với môi trường.

    Với những nội dung quy định cụ thể và những hành động thiết thực tại các cơ quan, văn phòng sẽ làm giảm việc tiêu hao năng lượng điện, xăng dầu, tiết kiệm giấy, mực, văn phòng phẩm, túi nilon, giảm dần lượng rác thải từ công sở vv góp phần đáng kể những tác động tiêu cực tới môi trường.

    - Hai là, góp phần giúp các cơ quan tiết kiệm được đáng kể những chi phí do lãng phí bằng những hành động cụ thể.

    - Ba là, triển khai chương trình sẽ tạo dựng một hình ảnh xanh - sạch - đẹp của cơ quan, tổ chức và nâng cao uy tín đối với cộng đồng. Bởi vì Chương trình này đề ra nhiều quy tắc cam kết của cơ quan, tổ chức thực hiện tính bền vững nhằm giảm thiểu những tác động tới môi trường. Điển hình cho sự thành công này là các cơ quan thuộc khối doanh nghiệp và các tổ chức phi chính phủ: Công ty Hon Đa Việt Nam, Tập đoàn FPT, Trung tâm Phát triển Nông thôn bền vững SRD.

    - Bốn là, triển khai chương trình góp phần nâng cao ý thức của toàn thể đội ngũ cán bộ, nhân viên bảo vệ môi trường từ những cuộc vận động và những việc làm hiệu quả, thiết thực.

3. Kinh nghiệm và nội dung triển khai thực hiện Chương trình Văn phòng xanh” tại một số cơ quan, tổ chức

    Qua khảo sát tại một số cơ quan, tổ chức đã thực hiện Chương trình Văn phòng xanh, chúng tôi thấy các cơ quan thực hiện những bước sau:

Bước 1: Lựa chọn tổ chức văn phòng xanh; Bước 2: Xây dựng kế hoạch thực hiện bảo vệ môi trường; Bước 3: Phổ biến cho toàn thể nhân viên về kế hoạch thực hiện “Chương trình văn phòng xanh”; Bước 4: Cập nhật, bổ sung chương trình thường xuyên; Bước 5: Báo cáo thường xuyên cho WWF.

    Trong việc lựa chọn tổ chức văn phòng xanh, tổ chức WWF tại Việt Nam có thể giúp khảo sát, tư vấn và cam kết giúp đỡ các cơ quan triển khai thực hiện.

    Bản kế hoạch về bảo vệ môi trường cần nêu rõ mục đích, yêu cầu; đối tượng thực hiện; nội dung thực hiện; thời gian, địa điểm thực hiện; phương pháp thực hiện; phân công thực hiện. Trong đó đặt ra các mục tiêu rõ ràng giảm những tác động đối với môi trường (Ví dụ như lộ trình giảm chi phí điện năng, giảm lượng tiêu thụ giấy, mực vv hàng năm).

    Qua tìm hiểu về kế hoạch thực hiện “Chương trình văn phòng xanh”, các cơ quan đã xây dựng những kế hoạch hành động cụ thể:

    - Công tác tuyên truyền thường xuyên: Có những khẩu hiệu ở những vị trí trung tâm trong cơ quan. Ví dụ: “Tiết kiệm một số điện dễ hơn làm ra một số điện” (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội); “Bạn cùng chúng tôi chung tay bảo vệ môi trường” (Trung tâm SRD). Ngoài ra, tại các phòng làm việc có nhiều các ghi chú, lưu ý. Ví dụ: “Tắt hết thiết bị điện trước khi ra về”, “Tiết kiệm nước”; “Phòng sử dụng điều hòa, ra vào đóng cửa”; “Tiết kiệm giấy, mực”; “Tích cực giao dịch điện tử”;“Tắt toàn bộ thiết bị điện trong phòng nếu không sử dụng trong 15 phút” vv.

    - Có kế hoạch tiết kiệm điện sử dụng: Để thực hiện được việc này, cơ quan có quy định về việc sử dụng điều hòa nhiệt độ (Không để nhiệt độ dưới 27 độ C sẽ không lãng phí điện; nếu giảm điều hòa đi một độ sẽ tiết kiệm được 10% điện năng); thiết kế phòng làm việc hợp lí và khoa học để sử dụng được nhiều ánh sáng tự nhiên, tiết kiệm điện năng; khi mở điều hòa không được mở cửa; cơ quan phải có những quy định phải tắt toàn bộ thiết bị điện khi ra về, tắt màn hình máy tính nếu không sử dụng trong 30 phút, để chế độ tất cả máy tính chuyển màn hình sang chế độ screen saver nếu sau 5 phút không hoạt động;

    - Tiết kiệm mực in: (máy photocopy, máy in bằng việc tăng cường giao dịch điện tử, chỉ cần thiết mới in; văn bản không nên để chế độ in đậm nhiều);

    - Kế hoạch tiết kiệm giấy: Thường xuyên có thói quen in giấy hai mặt trên một tờ giấy sẽ giảm được rất nhiều chi phí mua giấy. Ngoài ra, có thể tận dụng những giấy đã in một mặt, còn lại một mặt giấy trắng để in những văn bản dự thảo hoặc giấy tờ ít quan trọng; khi mua máy in, ưu tiên mua loại máy in hai mặt; các máy in cài đặt chế độ in hai mặt; tái sử dụng phong bì.

    Trong thực tế, mặc dù các cơ quan có mạng Internet, cổng thông tin nhưng để cung cấp thông tin cho hội nghị hoặc các đơn vị, nhiều cơ quan vẫn sao chụp rất nhiều tài liệu. Để tiết kiệm giấy, cần thay đổi thói quen bằng cách tăng cường giao dịch qua thư điện tử, góp ý trực tiếp trên file mềm. Khi phổ biến văn bản, tài liệu có nhiều trang, nên in đĩa CD.

    - Tích cực sử dụng các túi vải, giỏ đựng để hạn chế sử dụng túi nilon.

    - Tiết chi phí kiệm xăng, dầu cho các phương tiện cá nhân và phương tiện của cơ quan. Để thực hiện việc này, nhiều cơ quan có hệ thống tổ chức rộng ở các địa phương tích cực họp giao ban trực tuyến hoặc bằng phần mềm Skype để tiết kiệm thời gian đi lại, xăng dầu và nhiều khoản kinh phí khác.

    - Giảm dần lượng rác thải từ văn phòng bằng các biện pháp”: Tái sử dụng các phòng bì; tái sử dụng những giấy đã in một mặt; hạn chế sử dụng giấy nilon; hạn chế giấy phát cho đại biểu tham gia hội thảo, tập huấn bằng cách gửi đĩa CD hoặc gửi email.

    - Tại Trung tâm SRD còn vận động phong trào cán bộ, nhân viên đi xe đạp, xe buýt để giảm lượng khí thải. Tại đây, toàn thể nhân viên sử dụng dép cói trong phòng làm việc để giảm nước hóa chất tẩy rửa do lau sàn nhà. Điều đặc biệt, Trung tâm này còn phát động phong trào ăn chay vào buổi trưa 2 bữa/tuần để tốt cho sức khỏe và giảm tác động tới môi trường.

    Để hoàn thiện Chương trình Văn phòng xanh, các cơ quan trong quá trình triển khai thực hiện phải thường xuyên cập nhật, bổ sung chương trình và báo cáo thường xuyên cho tổ chức WWF để theo dõi tình hình thực hiện và cấp chứng chỉ.

Kết luận:

    Với những hiệu quả thiết thực và lợi ích lâu dài, các cơ quan, tổ chức Nhà nước có thể tự xây dựng cho chính mình một “Chương trình văn phòng xanh” mang “màu sắc” của Việt Nam và phù hợp với đặc điểm tình hình mỗi cơ quan để bảo vệ môi trường. Đây cũng là một hoạt động để thực hiện các văn bản Quyết định 129/2007/QĐ-TTg ngày 02/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế văn hoá công sở tại các cơ quan hành chính nhà nước; Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Chỉ thị số 02/CT-BNV ngày 11/9/2012 của Bộ Nội vụ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Bộ Nội vụ.

    Mong rằng, Chương trình này sẽ được triển khai rộng khắp tại nhiều cơ quan, tổ chức Nhà nước góp phần xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp, hiện đại, hiệu quả phục vụ cho công cuộc cải cách hành chính nước nhà./.

(Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 1/2013)

Các tin khác